COME GESTIRE IL MAGAZZINO DEL RISTORANTE: STRATEGIE PER EFFICIENZA E REDDITIVITA’

Gestire efficacemente il magazzino di un ristorante è un’attività essenziale per evitare sprechi alimentari e ottimizzare notevolmente i costi.

L’organizzazione del magazzino rappresenta quindi un asset strategico direttamente collegato ai costi, alla redditività e alla qualità del servizio.

Adottare un sistema integrato e ben strutturato per la gestione delle scorte è fondamentale per accrescere l’efficienza e migliorare la competitività.

Dall’organizzazione degli spazi, all’uso di strumenti digitali, fino all’implementazione di pratiche sostenibili, ogni scelta andrà ad incidere sull’ attività. E sulla redditività.

In quest’articolo si analizzeranno le migliori strategie da adottare, gli errori da evitare per garantire un flusso di lavoro più fluido e trasformare la gestione del magazzino nel punto di forza del ristorante.

I vantaggi di una buona gestione del magazzino del ristorante 

La gestione del magazzino rappresenta una leva strategica nella conduzione di un’attività ristorativa: non si tratta soltanto di tenere in ordine una dispensa, ma di governare in modo consapevole uno degli snodi fondamentali che influenzano la redditività, l’efficienza e la sostenibilità economica del locale. Ecco perché una gestione strutturata e analitica del magazzino genera benefici concreti su più fronti: 

1. Riduzione degli sprechi alimentari

Un magazzino ben organizzato consente di evitare perdite dovute alla scadenza o al deterioramento degli alimenti. Il monitoraggio costante delle scorte, supportato da strumenti digitali o schede inventariali aggiornate, aiuta a conoscere in tempo reale ciò che è disponibile in dispensa, limitando acquisti non necessari, soprattutto per le materie prime deperibili. Questo approccio riduce gli sprechi e incide positivamente sull’ambiente e sulla sostenibilità economica. Secondo le stime del settore, una gestione disattenta delle scorte può impattare fino al 10/15% del fatturato. 

2. Controllo puntuale dei costi

Tracciare in modo preciso la spesa legata all’approvvigionamento delle materie prime è il primo passo per migliorare la marginalità. Un sistema di gestione efficiente consente di conoscere i costi reali per categoria merceologica, piatto o servizio, aiutando il ristoratore a valutare eventuali sprechi o inefficienze nei processi di acquisto e stoccaggio. 

3. Maggiore efficienza operativa e servizio più fluido

Un magazzino organizzato riduce i tempi di lavoro e ottimizza le attività in cucina. Sapere con certezza dove si trovano le scorte, in che quantità e con quali date di scadenza, permette allo staff di operare con rapidità e precisione, migliorando la fluidità del servizio e la capacità del locale di rispondere alle richieste del cliente anche nei momenti di picco. 

4. Equilibrio tra food cost e redditività

Il food cost è un indicatore cruciale per ogni attività ristorativa: rappresenta il rapporto tra il costo degli ingredienti e il prezzo di vendita dei piatti. Una buona gestione del magazzino permette di monitorare l’incidenza reale degli acquisti sull’offerta di menù, contribuendo alla definizione di un pricing sostenibile e strategico. Conoscere nel dettaglio il costo di ogni piatto consente di stabilire margini adeguati, evitare vendite sottocosto e, allo stesso tempo, posizionare correttamente l’offerta in relazione al target di clientela. 

I principali errori nella gestione del magazzino del ristorante

Molti degli errori che vengono commessi nella gestione del magazzino del ristorante sono frutto di una mancanza di inventario regolare, di acquisti che avvengo in maniera non pianificata e di un mancato controllo delle scadenze.  Alcune possibili soluzioni possono essere quanto qua riportate.

1. Implementare un sistema di inventario settimane o giornalieroutilizzando software gestionali in grado di aggiornare tempestivamente le quantità disponibili;
2. Utilizzare il principio del FIFO (ossia First In, First Out): ossia i prodotti che vengono acquistati per primi devono essere consumati per primi. Questo perché il tempo gioca un ruolo fondamentale nella conservazione dei prodotti. È essenziale riportare quindi le date di acquisto e scadenza nell’etichetta del prodotto.
3. Evitare l’utilizzo di scatoloni o contenitori scuri che non permettono di visualizzare il contenuto all’interno, causando problemi di mancanza di identificazione di tali prodotti con il rischio che arrivino a data di scadenza. Preferire quindi contenitori riutilizzabili trasparenti, si renderà più semplice la visualizzazione dei prodotti all’interno ottimizzando gli sprechi. Anche gli aspetti più semplici, come vedi, incidono.

Come organizzare al meglio il magazzino del ristorante: metodo e spazi

Una gestione ottimale del magazzino è cruciale per l’efficienza operativa e la sicurezza alimentare in un ristorante. Ecco alcune linee guida dettagliate per organizzare al meglio gli spazi e i processi:​

1. Suddivisione dello spazio di stoccaggio

È fondamentale organizzare l’area di stoccaggio in tre sezioni distinte:​

• Prodotti secchi: Alimenti come farine, spezie e conserve dovrebbero essere ordinati seguendo il principio FIFO (First In, First Out) per garantire l’utilizzo prioritario dei prodotti più vecchi. È essenziale etichettare chiaramente ogni articolo con la data di ricezione e la data di scadenza, facilitando così il monitoraggio e la rotazione delle scorte.​

• Prodotti freschi: Carne, pesce e verdure devono essere conservati in celle frigorifere a temperature appropriate. La carne e il pesce richiedono temperature prossime a 0°C, mentre le verdure si conservano meglio tra 1°C e 4°C. È importante separare questi prodotti per prevenire la contaminazione incrociata e mantenere l’integrità di ciascun alimento.​

• Prodotti surgelati: Alimenti congelati devono essere mantenuti a una temperatura costante di -18°C o inferiore per preservarne la qualità e la sicurezza. È cruciale rispettare la catena del freddo dalla ricezione alla preparazione, evitando fluttuazioni termiche che potrebbero compromettere il prodotto.​

2. Norme igienico-sanitarie

Per mantenere elevati standard di igiene nel magazzino:​

• Pulizia regolare: Programmare sessioni di pulizia approfondita delle aree di stoccaggio, utilizzando detergenti adeguati e sanificanti approvati per ambienti alimentari.​

• Elevazione delle scorte: Conservare gli alimenti su scaffali o pallet sollevati da terra, preferibilmente a un’altezza di almeno 15 cm, per facilitare la pulizia del pavimento e prevenire infestazioni da parassiti.​

• Ventilazione adeguata: Assicurare una buona circolazione dell’aria nelle aree di stoccaggio per evitare la formazione di condensa, che può favorire la crescita di muffe e batteri. L’installazione di sistemi di ventilazione o l’uso di deumidificatori può essere utile in ambienti particolarmente umidi.​

3. Gestione documentale e tracciabilità

Una documentazione accurata è essenziale per la conformità alle normative e per una gestione efficiente:​

• Registrazione delle consegne: Annotare dettagliatamente ogni fornitura, includendo informazioni sul fornitore, data di ricezione, quantità e lotti dei prodotti. Questo facilita la tracciabilità in caso di problemi di sicurezza alimentare.​

• Monitoraggio delle scadenze: Utilizzare sistemi digitali o registri manuali per tenere traccia delle date di scadenza, garantendo che i prodotti vengano utilizzati o rimossi dal magazzino in tempo utile.​

• Conformità alle normative: Assicurarsi che tutti i processi di stoccaggio e gestione delle scorte siano in linea con le normative locali e internazionali sulla sicurezza alimentare, come il Regolamento (CE) n. 852/2004 sull’igiene dei prodotti alimentari.​

Implementando queste pratiche, è possibile migliorare significativamente l’efficienza operativa, garantire la sicurezza degli alimenti e ottimizzare la gestione del magazzino del ristorante.

Buone pratiche per una gestione sostenibile del magazzino del ristorante

Rendere l’area del magazzino del ristorante più efficiente e sostenibile è oggi una priorità strategica. L’adozione di buone pratiche ambientali non solo riduce l’impatto sull’ecosistema, ma consente anche di contenere i costi operativi nel lungo periodo.

Acquisti consapevoli e intelligenti

Perché scegliere un fornitore che sappia consigliarti il prodotto giusto fa davvero la differenza.

Affidarsi a un fornitore competente non significa solo ricevere ingredienti: significa avere un partner capace di suggerire le soluzioni migliori per ogni piatto. Un buon fornitore sa indicarti i prodotti più adatti alle tue preparazioni, garantendo il massimo della resa in cucina. E se questi ingredienti sono anche versatili, potrai utilizzarli in più ricette, ottimizzando i costi e limitando gli sprechi.

Fare acquisti consapevoli e intelligenti, puntando su fornitori che sappiano consigliarti, è una scelta strategica. Significa migliorare la gestione delle scorte, evitare eccedenze e pianificare con precisione gli approvvigionamenti. Il risultato? Una cucina più efficiente, sostenibile e attenta ai dettagli.

Contenimento degli sprechi alimentari

Gestire in modo proattivo le eccedenze è fondamentale. Questo significa privilegiare l’acquisto di alimenti a lunga conservazione dove possibile, monitorare costantemente la rotazione delle scorte e pensare a soluzioni come il riutilizzo creativo degli ingredienti in eccesso.

I piatti del giorno basati su rimanenze selezionate possono diventare un’opzione originale, sostenibile e interessante per il cliente. In alternativa, è possibile collaborare con enti locali o piattaforme digitali per donare le eccedenze ancora idonee al consumo.

Efficienza energetica nel magazzino

Monitorare i consumi energetici e ottimizzare l’uso delle risorse è un altro elemento chiave. Celle frigorifere e congelatori devono mantenere temperature adeguate, senza eccessi che comportino un inutile spreco di energia.

L’adozione di elettrodomestici a basso consumo, lampade LED e sistemi di illuminazione automatica aiuta a ridurre i costi e i consumi.

L’integrazione di termostati intelligenti e software di monitoraggio permette di tenere sotto controllo le spese energetiche e aumentare l’efficienza operativa, contribuendo a una gestione più sostenibile e responsabile del magazzino.

Conclusione

Una buona organizzazione di un magazzino del ristorante, perseguibile grazie all’utilizzo di metodi ben strutturati aiuta a mantenere l’ordine e la tracciabilità prevenendo sprechi e ottimizzando le risorse.

L’uso di strumenti digitali come software per la gestione scorte e servizi Cloud per le casse consentono di avere una panoramica chiara e in tempo reale dell’andamento del magazzino semplificandone la gestione.

Inoltre, orientarsi verso una gestione del magazzino del ristorante in ottica di sostenibililità, diminuendo gli sprechi e installando elettrodomestici a basso consumo, non solo porta benefici economici ma contribuisce a rafforzare l’immagine del ristorante verso clienti e fornitori.

Investire tempo e risorse in una gestione efficiente del magazzino del ristorante significa migliorare il controllo del food cost, garantire la qualità dei piatti offerti e rendere il ristorante più competitivo.